Spending Plan

“Spending Plan” is the least used option in Primavera, but it is especially helpful when you want to track your Actual Costs against the Budget allocated to your project. You can track Actual Cost vs. Budget across WBS and rolling up to your Project and ultimately to your EPS. While using Spending Plan we need to keep one this in mind that this method uses a Top Down approach i.e. You have a total budget on the top node (Project) and you distribute it to the respective EPS/WBS underneath it.

Note – Spending plan dates start from PS-3 Months and finishes by after 4 yrs.

The following fields are used in Spending Plan;

1) Spending Plan – This is a user entered field where you enter the allocated Budget for the WBS/Project/EPS.

2) Spending Plan Tally – is a summary and it rolls up from the child nodes. If you are using it for a project then it will rolls up one level up from the child WBS and the same for EPS nodes.

WBS		Spending Plan		Spending Plan Tally
WBS 1		200		200	Rolls up from WBS 1.1 + 1.2
WBS 1.1		100		0	No Spending Plan Tally cause no child node
WBS 1.2		50		0	No Spending Plan Tally cause no child node
WBS 2		50		10	Rolls up from WBS 2.1
WBS 2.1	10		0		No Spending Plan Tally cause no child node

3) Undistributed Current Variance – (Spending Plan – Spending Plan Tally) – Follows a Top Down logic, it shows whether you have distributed your budget to the child nodes (WBS/EPS) or not.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally	Undistributed Current Variance
WBS 1	200	200	0
WBS 1.1	100	0	100
WBS 1.2	50	0	50
WBS 2	50	10	40
WBS 2.1	10	0	10

4) Benefit Plan – Benefit plan follows the same logic as spending plan but indicates the benefits that you stand to gain every month. This is also a user entered field and data has to be manually entered

5) Benefit Plan Tally – Same idea as Spending Plan Tally but only for Benefits.

6) Benefit Variance – (Benefit Plan Tally value – Benefit Plan value) – Follows the same logic as Undistributed Current Variance

Primavera P6 Project Layout Files (PLFs) Explained

In Primavera P6, it can take some effort to achieve an agreeable look and feel for the presentation and/or layout of your schedule activity table and Gantt chart. Did you know these layouts could be saved and used for reporting on other projects as well?

Often the schedule creation process requires carefully setting up the activity’s screen, i.e. activity table and Gantt chart. And special activity layout presentations are essential for reporting project status to stakeholders. 

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Assigning Fixed Price Costs to Activities in Primavera P6

Primavera P6 has a standard process for creating and assigning labor, material, and equipment resources to compute activity cost. What if the activity is performed at a fixed price? Yes, there is a way to specify a fixed price activity cost in Primavera P6 Professional.

A popular procurement contract type is the fixed price contract. In this type of agreement the subcontractor agrees to perform an activity at a fixed price, regardless, of the actual labor, material, and/or equipment costs. In this way your company procurement department transfers the risk of exceeding the budget onto the subcontractor. Any unforeseen activity expenses must be paid by the subcontractor. Great! Well, how do we specify a fixed price activity cost in Primavera P6?

From Tensix Read the post

What is a Project Plan?

In large enterprises with hundreds or thousands of capital projects, it is important to create standards to which all projects must adhere. This provides the organization the ability to roll up and assess overall project performance across the organization as well as look at resource capacity and other key performance indicators.

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Primavera P6 and Resource Codes Explained

Primavera P6’s resource codes are helpful for sorting resource databases, which can become cluttered with an abundance of resource definitions.

Once created and assigned resources become an important fixture in the scheduling historical record. Resources are meant to be permanent database elements, and resource databases are therefore, generally, large and difficult to sort through. Resource codes, however, make it possible to sort resources by your desired category.

This article demonstrates how to employ resource codes to sort a Primavera P6 Professional resource database.

https://tensix.com/2017/11/primavera-p6-and-resource-codes-explained/

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Changing the Version Number of a Primavera P6 XER File

Your contractor sends you an XER file with the latest version’s format. You, however, have an older version of Primavera P6 Professional that is not compatible. If this is your situation we have a simple tip to resolve this format incompatibility issue.

More often than not you receive a Primavera P6 XER file in a format that your particular version of Primavera P6 will not read. This creates a nonstarter situation that appears to “put you up a creek without a paddle”. 

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Time Saving Tips on P6

Here are some time saving ways to interact with Oracle Primavera P6 Professional R8.1 that you may not have discovered.

1 – Drag And Drop To Save A Lot

If you want to move an object from one branch of a hierarchy to another, you can do it simply by placing the cursor in the vertical band furthest to the left. 

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Primavera P6 and Material Resources

In Primavera P6 Professional it is possible to define labor, equipment, and material resources. Material resources require definition of a unit of measure.

Labor resources may be trade skills or specific individuals. Typically, the trade skill is inserted as a place holder until the resource manager assigns an individual to perform the work. It is important to specify the labor hourly pay rate and maximum units/time. The labor maximum units/time is how many trade specific individuals are available to work on the project. Equipment resources have a standard rate.

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How to Remove All Relationships in Primavera P6

Want to know a quick way to remove all relationships from a Primavera P6 project schedule?It is often expeditious to use an existing schedule as a template for a new and similar project schedule. Most likely though you do not want to include the relationships that may appear as a mess of spaghetti. It is possible to remove multiple relationships from multiple activities in Primavera P6 Professional, as demonstrated in the following blog Removing Relationships from Multiple Activities in Primavera P6.

But there is an even faster and simpler way to remove all relationships from the project schedule and this article shows you how to do this.

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Primavera P6 Gantt Chart Late Bar

Activities that have positive total float can be delayed the amount of their respective total float value without delaying the project. Activities that have negative total float are already behind schedule. The Primavera P6 Gantt chart automatically displays the activity early dates, but it is possible to display a activity late bar on the Gantt chart to visualize the effects of both positive and negative total float.

Primavera P6 Professional displays the early start and early finish of activities on the Gantt chart. To help determine how much leeway you have in progressing your activities it is also possible to display a late bar definition on the Gantt chart. This late bar definition displays your activity’s late dates.

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Displaying the Critical Path of Multiple Open Projects in Primavera P6

In Primavera P6 Professional it is possible to work on multiple projects at the same time. The question then becomes how do you display the critical path of multiple open projects?

The critical path is a key concept in scheduling. It tells you how long your scheduled project will take. But how does Primavera P6 Professional handle the critical path of multiple open projects? Does P6 automatically compute the critical path of multiple open projects?

Read here this post from Ten Six

Breve Introdução ao EVM

A chave para abrir a porta a uma infinidade de métricas de status do projeto é o Valor Ganho (EVM). Esta é uma maneira de colocar um valor no progresso do trabalho alcançado. Mas como é obtido/ganho o valor especificado?

Muito na gestão do valor ganho (EVM) depende do valor monetizado que você coloca em trabalhos realizados ou no progresso em entregáveis.

Vamos apresentar brevemente o valor ganho para suportar o EVM mais simples.

Gestão do Valor Ganho

A EVM é uma maneira de quantificar o progresso do projeto com comparação do progresso real com o progresso planeado e o custo real gasto. A EVM desloca estrategicamente o ponto de vista de planeado versus real (acompanhamento tradicional usado em organizações não-EVM) para planeado versus ganho versus real.

Valor Planeado

A maioria dos projetos vem com orçamentos. Portanto, mudar a perspetiva dos entregáveis planeados, o valor planeado não é um salto particularmente difícil de fazer. O valor planeado é o orçamento ou o custo acordado do projeto e como ele será gasto ao longo do tempo.

Um conceito fundamental no EVM é que o trabalho vale o valor planeado (orçamento) do trabalho. O valor planeado simplesmente indicado é quanto valor você planeou ganhar num determinado momento. Por exemplo, você planeou gastar 6000 € para instalar um gerador diesel num barco. O valor planeado é, portanto, de 6000 €. Por definição, quando esse trabalho estiver 100% concluído, valerá 6000 € para o projeto.

Valor Ganho

O valor ganho mede o progresso entregue em termos monetários (valor do trabalho realizado), e isso permite que o gestor do projeto quantifique o progresso como um valor monetário. Qual a utilidade disto? Uma vez que pode colocar um valor monetário no progresso alcançado, pode compará-lo com o valor planeado e o custo real. Esta mudança de perspetiva de percentagem de conclusão para o valor do trabalho realizado ou do valor ganho é uma mudança no pensamento que contribui significativamente para a análise EVM.

O valor ganho é uma forma de colocar um valor monetário no progresso do trabalho alcançado. A métrica de valor ganho é fundamentalmente um valor total percentual em euros. Em vez de dizer que uma entrega foi completada numa data especificada, o valor ganho diz um valor em termos de um montante em euros do projeto concluído numa data especificada. O valor ganho indicado simplesmente é quanto valor foi ganho efetivamemnte no projeto num determinado momento.

De novo, é uma mudança no pensamento para medir o progresso entregável em termos monetários (valor do trabalho realizado). Isso permite-nos traçar e comparar as três métricas (valor planeado, valor ganho e custo real) num único gráfico, o que, novamente, abre a porta para a análise que de outra forma, não é possível. Assim, pela medida do progresso entregável em termos monetários (valor do trabalho realizado), é possível projetar ou sobrepor o progresso do trabalho no mesmo gráfico que o custo orçamentado e o custo real, o que aumenta significativamente a possibilidade de métricas disponíveis.

Gráfico de Custo

Vamos em primeiro lugar decifrar a situação de agendamento a partir de um gráfico de custo e, em seguida, adicionar o valor ganho para mostrar como a adição do valor ganho proporciona uma melhor compreensão da situação verdadeira do plano. Na Figura 1, temos um gráfico de orçamentado versus  custo real ao longo do tempo ou plano de despesa versus de fundos gastos.

Figura 1

O custo orçamentado é o valor planeado do trabalho do projeto. Novamente, pense em termos de valor ou em termos económicos. Este gráfico mostra que os custos reais do projeto são significativamente menores do que os custos orçamentados. Parece que tudo está bem com o projeto - parecemos estar subestimando. Mas o que essa trama nos informa sobre o trabalho real concluído? Não muito; A percentagem do orçamento gasto ou o custo real não equivalem à percentagem do projeto completo. "A percentagem do gasto não é percentagem do feito". Então, ainda estamos no escuro em relação à situação de status.

Gráfico de Custo e de Valor Ganho

Agora vamos adicionar o valor ganho a essa trama para obter mais informação; o valor ganho contabiliza quer o custo do projeto como a situação de trabalho alcançada para colocar o valor no trabalho realizado. Este custo do projeto e a medição de progresso entregável em termos de euros fornece a valiosa terceira etapa, figura 2, para os lotes de custo orçamentado e custo real.

Figura 2

Quando adicionamos uma percentagem de conclusão em euros ou valor ganho para a nossa trama, observamos que a situação do cronograma real não é boa. O valor obtido a partir de setembro é significativamente menor que o custo orçamentado, então estamos atrasados. E o valor ganho a partir de setembro é menor do que o custo real, então nossa taxa de uso dos fundos do projeto é maior do que a taxa de progressão entregável; Estamos sobre o orçamento no trabalho concluído. O lote de valor gano revelou a verdadeira situação do    projeto, o que não é bom.

O gráfico de exercício mostra o valor em traçar a métrica de valor ganho e os custos em conjunto. Fornece uma visão de cronograma muito melhor e permite que uma análise que de outra forma não seria possível. A intenção aqui não é listar as muitas métricas de medição de valor ganho que ficam disponíveis a partir deste gráfico de três elementos. Essas métricas de gestão do valor ganho estão resumidas no Cartão de Ouro de Gestão de Valor Ganho da Defense Acquisition University.

Por enquanto queremos somente apreciar melhor o valor obtido ao discutir um projeto. No projeto de demonstração, acordou um contrato para construir 4 Quilómetros de via férrea por 400 mil em quatro meses com um contratado. No final de 3 meses, o contratado completou apenas 2 milhas de via com um custo de US $. ~

O gráfico apenas considera os custos orçamentados e reais, então dirá que no final de três meses você está 50.000 € acima do orçamento. Você gastou 350.000 quando foi orçado para gastar apenas 300.000. Mas esta análise apenas considera custos planeados e custos reais. O valor do trabalho alcançado não é considerado. O valor ganho considera o custo e o âmbito do trabalho alcançado em conjunto.

A análise do valor ganho diz que, a cada mês, devem "ganhar" 100 mil se estiverem no alvo por custo e cronograma. Infelizmente, em 3 meses eles apenas completaram 2 milhas de trilhos, pelo que seu valor ganho é de apenas 200.000. Bem, eles gastaram 350.000, então eles estão acima do orçamento em 150.000 e não 50.000. Também só completaram 2 milhas de trilho quando o programado para completar era 3 milhas, então estão atrasados em 100 mil. Esta análise de cronograma é refletida no gráfico de valor obtido para o projeto ferroviário, Figura 3.

Figura 3

A análise deste gráfico mostra uma variância de custo do valor real de ganhos de 150.000, o que é 3 vezes mais a variação de custo quando apenas considerando valores de custo e valor ganho. O planeado para o valor ganho em Euros é de 100.000. Note que o gráfico também exibe convenientemente o valor de tempo dessa variação de cronograma, 1 mês.

Sumário

Quando se trata de medir o progresso do cronograma, é comum considerar o âmbito completo ou os entregáveis submetidos. Se, no entanto, incluímos tanto o custo quanto o âmbito do trabalho alcançado juntos na medida de progresso chegamos ao termo útil no agendamento de valor ganho.

A métrica do valor ganho, novamente, é fundamentalmente uma percentagem de conclusão em Euros. O valor ganho não é simplesmente o dinheiro gasto; É o valor do euro colocado no âmbito completado. Considere-o como o dinheiro obtido pelo âmbito concluído. O subcontratado conclui o trabalho e é compensado monetariamente em conformidade. Essa compensação correlaciona-se com o valor ganho num momento no tempo durante a vida do projeto.

O projeto é, portanto, compartimentado em pedaços de trabalho que têm valor monetário e, se completo, valor ganho. O valor ganho, além do plano de gastos (orçamento) e dos recursos gastos, fornece muita visão sobre a verdadeira situação do projeto.

Brief Introduction to Earned Value

The key to unlocking the door to a plethora of project status metrics is earned value, which is a way of placing a value on the progress of work achieved. But how is earned value specified?

Much in Earned Value Management (EVM) hinges on the monetized value you place on accomplished work or progress on deliverables.

This article briefly discusses earned value to support more insightful EVM.

Read The article on Tensix

Primavera P6 and Super Critical Bars

It’s good to note critical activities that cannot delay without negatively impacting schedule completion. But what about activities that are already behind schedule? These are your super critical tasks that require adjustment to meet project completion goals.

The critical path is an important scheduling parameter; it determines the length of your schedule. Activities along the critical path have zero total float, which indicates that they cannot delay without delaying the project completion.

Read the total poson TenSix

Primavera P6 Duration Type and Progressing a Schedule

Duration Type controls the way Primavera P6 manages the variables of activity duration, effort, and/or budget when adding multiple resources to an activity. It also affects these same variables when progressing the schedule with updates.

When a schedule is in the planning phase it is typically a good idea to set the duration type to fixed duration and units/time for most situation This is done so that Primavera P6 honors your activity duration estimates and increases the unknown work (units) and, therefore, the budget, based on additional required resource effort (units/time).

Read the post on Ten Six

Change Hours/Day in Calendar but keep Activity Duration unchanged in Primavera P6

We make a schedule using 8 hours/day calendar.

Now we want to change to 10 hours/day calendar.

From doduykhuong read the entire post and others...

Activity Codes in Primavera P6 Professional

Read the post on TenSix web site

Once you have all your deliverable Work Breakdowns Structure (WBS) elements and associated activities listed in your schedule, you most likely will receive activity report requests from upper management. Activity codes help filter, group, and sort activities by some particular value, such as project phase, location on work site, and/or responsible contractor for an activity’s completion. Yes activity codes support schedule reporting.

The link is this 

Assigning Expenses in Primavera P6 | Ten Six Consulting

f you are looking for ways to assign costs to activities in Oracle Primavera P6 without creating a global resource for every item, then you may find the Expenses feature useful. A project expense can be many things: administration, travel, consulting, software, facilities, training, you name it. The Expenses tool is also ideal for project-specific material items, such as custom built items that need to be identified in the schedule, but again, don’t really belong in the resource pool.


Assigning Expenses in Primavera P6 | Ten Six Consulting:



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How To Find Relationship Lag in Primavera P6

How To Find Relationship Lag in Primavera P6:

....
According to the Practice Standard for Scheduling, a document prepared by scheduling experts at the Project Management Institute, using Relationship leads or lags add significant schedule risk to a project.    The main reason is the lack of visibility of lag delays on project schedules.  Lag time is hard to identify and document – it isn’t obvious when looking at the Gantt Chart or when analyzing a schedule’s dates.   When lag time is used on a schedule, it is very rarely documented why the delay was added,  causing construction managers to scratch their heads.  ....



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Translate A Primavera P6 Project To A Different Language

From Michale Lepage at Plan Academy

Let’s get started. To demonstrate the process, I’m using a P6 project from the sample database you can install. I happen to be fluent in English and French due to my Canadian heritage (I can also skin a beaver or make maple syrup). So I will be translating the Primavera P6 project from English to French and can verify the result is acceptable.

Translate A Primavera P6 Project To A Different Language:

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